Buscar este blog

domingo, 20 de noviembre de 2016

Como está compuesto el código de barras AFIP en Facturas electrónicas

Detallamos a continuación como está compuesto el código de barras que observamos opcionalmente en la mayoría de las facturas electrónicas.

codigo de barra factura electronica


El tipo de código de barra utilizado es el Interleaved 2 of 5 (Interlineado 2 de 5) o ITF.

El código contiene 40 caracteres que corresponden a :

  • Posiciones 1 a 11: Nro Cuit del emisor
  • Posiciones 12 y 13: Tipo de comprobante
  • Posiciones 14 a 17: Nro de Punto de venta
  • Posiciones 18 a 31: Nro de CAE
  • Posiciones 32 a 39: Fecha de vencimiento CAE en formato AAAAMMDD
  • Posición 40: Dígito verificador

lunes, 7 de noviembre de 2016

Nuevo Curso: Kofax Express


Para los usuarios e interesados en esta excelente herramienta de software para digitalización y captura de datos ponemos a disposición el siguiente curso sobre Kofax Express

Se analizarán todos los aspectos de esta herramienta desde una perspectiva técnico y operativa. No se requiere de conocimientos técnicos previos para asistir.

El curso está disponible en formato presencial o remoto a demanda.

Duración: 8 horas

kofax express configuracion


Temas:

  1. Instalación del sistema
  2. Configuración de trabajos
  3. Configuración de perfiles de escaneo
  4. Ajustes de mejora de imagen usando VRS y opciones especificas de scanner.
  5. Utilización de métodos automáticos de separación
  6. Extracción automática y validación de datos
  7. Validación mediante bases de datos
  8. Reglas avanzadas mediante scripting VB.NET
  9. Formatos de exportación
  10. Integración con repositorios de imágenes
  11. Troubleshooting

Estamos a disposición para atender sus consultas.

martes, 11 de octubre de 2016

Digitalización en la nube para pequeñas oficinas

Hace 7 años en este mismo blog publicaba un post sobre digitalización para pequeñas oficinas apuntando a soluciones sencillas para resolver una problemática que existe en cualquier segmento de empresa: la de contar con un respaldo digital de nuestra documentación en papel y empezar a ganar experiencia en gestión basada en documentos electrónicos.

Los consejos que voy a dar son esencialmente los mismos, sin embargo ¿Que cambio en estos últimos años?

digitalizacion cloud


Escaneo a la nube

Haciendo uso de una cuenta gratuita de Dropbox o Google Drive podemos subir, buscar, compartir e incluso editar documentos digitalizados. Basar nuestro almacenamiento de documentos en la nube nos provee una serie de ventajas como: acceso desde múltiples equipos incluyendo móviles, facilidad a la hora de compartir información, resguardo de la información y sincronización automática.

Pero el punto está en poder encontrar fácilmente los documentos cuando los necesitemos. Para les aconsejamos lo siguiente:

PDF buscable (Searchable PDF): El formato PDF con texto embebido proveniente de un proceso OCR full text es muy conveniente. Muchas aplicaciones permiten generarlo incluyendo aplicaciones de escaneo que vienen en conjunto con scanners de escritorio o incluso impresoras multifunción. Utilizando este formato nuestras imáganes tendrán contenido que puede ser indexado por los motores de búsqueda de los servicios de Dropbox o GDrive y así podremos encontrar información haciendo búsquedas por contenido

Indexación simple: Renombrar los archivos digitalizados con algún dato clave es una practica sencilla y muy útil para darle orden a nuestros documentos y permitir que los encontremos fácilmente a posterior. Esto lo logramos mediante una aplicación que nos permita una indexación por códigos de barra, OCR zonal o manual de un campo. Aplicaciones básicas de escaneo como Kodak CapturePro Limited Edition, Canon Capture Perfect o Avision AVScan tienen esta capacidad, en algunos casos la detección de códigos de barra requieren de un opcional con cargo adicional como es en el caso de Avision y Canon.

Si bien las capacidades de muchos servicios en la nube son suficientes para buscar y consultar documentos digitalizados en algún punto va a ser recomendable migrar a una plataforma con capacidades de organización y colaboración mas complejas. Para esto recomendamos Alfresco Comunity como una excelente opción para los que ya deseen contar un sistema de gestión de contenidos (ECM) donde basar su gestión de documentos digitales y aquellos provenientes de papel.

domingo, 21 de agosto de 2016

Nuevo Curso: Transformación Digital - Gestión de documentos electrónicos

capacitacion kofax

Este curso está orientado a toda persona que desee conocer las nuevas tecnologías y herramientas disponibles para lograr el ideal de la oficina sin papel.

Al finalizar el curso los alumnos podrán relevar necesidades y definir procesos usando gestión digital así como elegir correctamente los sistemas que compondrán la solución entendiendo sus funciones y capacidades.

Lugar: CETIA (Belgrano - CABA) 
Duración: 4 meses  - Clases semanales de 3 horas
Horario y fecha de inicio: A definir

Capítulos:
1. Introducción: Transformación digital como tendencia en las empresas y organizaciones. Beneficios de una gestión de documentos electrónicos. Tecnologías utilizadas.
2. Documento electrónico: Definición, características y generación. Digitalización de documentos en papel. Definición de metadatos. Validez legal.
3. Introducción a sistemas de administración de documentos: Trabajando con documentos electrónicos. Soluciones para pymes y grandes empresas
4. Sistemas de digitalización: Explicación paso a paso de una solución desde la captura de los documentos hasta el almacenamiento en el repositorio.
5. Escaneo de documentos: Hardware: digitalizadores para grupos de trabajo, departamentales y de producción. Equipos multifunción modernos. Software para mejora de imágenes
6. Métodos de extracción de datos en documentos electrónicos: Extracción de códigos de barras (1D), QR (2D), OCR Zonal y OMR. Reconocimiento inteligente mediante análisis de datos y búsqueda de patrones (Expresiones regulares). Métodos de separación y clasificación automática.
7. Conversión de formatos y Exportación: Principales formatos de archivo para imágenes y metadatos. Integración con múltiples sistemas y bases de datos.
8. Sistemas de administración de documentos: Carga y descarga de documentos, búsquedas, administración de usuarios y seguridad, personalización  e integración con otras aplicaciones. Búsquedas avanzadas. Concepto de repositorio. Buenas prácticas.
9. Workflows: Cómo implementar un proceso de negocio con documentos electrónicos. Introducción a BPM (Business Process Management).
10. Importación de documentos. Automatización de recepción de documentos desde email, carpetas compartidas u otros sistemas.
11. Relevamientos y estimaciones. Como relevar y diseñar una solución de gestión documental. Cálculo de costos de estimaciones de carga de trabajo.

miércoles, 3 de agosto de 2016

Planilla de estimación de costos operativos

Les comparto una hoja de calculo sencilla para estimar carga de trabajo en tareas de escaneo y validación de datos (data entry). Esperamos sus comentarios con sugerencias para ir mejorandola.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aF3lbDrn6eWdPjLDseuqTgYswEDkaHtliUdgSEFXW6c/pubhtml

jueves, 26 de mayo de 2016

IBM Datacap desde Content Navigator

Sin dudas que Content Navigator es uno de los pilares de la suite de ECM de IBM. Como comentamos anteriormente tiene la capacidad de incorporar plugins para aplicaciones, logrando una experiencia única de interfaz de usuario

En la demo a continuación veremos como funciona Datacap Navigator que es el nombre que tiene este software de captura y extracción inteligente cuando se utiliza desde la interfaz web de Content Navigator.



viernes, 20 de mayo de 2016

Acceso móvil a ECM: IBM Navigator

Si hablabamos de Content Navigator en el post anterior no podíamos dejar de mencionar una funcionalidad muy importante: contar con acceso desde nuestro móvil, sea smartphone o tablet.

IBM Navigator es la app que se integra con Content Navigator y nos habilita el acceso a cualquiera de los repositorios que esta plataforma administre, que como vimos, puede ser: Filenet, CMOD, CM8, gestores documentales de terceros compatibles con CMIS o repositorios en la nube de Box.

Otra app móvil que también forma parte de la suite de ECM de IBM es Datacap Mobile, si embargo esta es en una aplicación para digitalización de documentos que se integra a Datacap Webservices y de la cual hablaremos a futuro en próximas entradas de este blog.

A continuación les mostramos algunas capturas para repasar las funciones principales


Acceso y configuración: Especificamos usuario, clave y dirección de content navigator server detallando el escritorio que vamos a usar mediante el parametro desktop. Cuando deseemos podremos finalizar sesión y se eliminaran todos los archivos fuera de linea que estaban almacenados en el dispositivo.

IBM Navigator Login

IBM Navigator Logout


Previsualización, descarga y versionado: Soporta múltiples formatos de imágenes y documentos como PDF, TIFF y archivos de Office. También podemos descargar contenido mediante el tercer botón inferior o disponibilizar el documento para acceso sin conexión sin necesidad de descargar (segundo botón). Si hacemos modificaciones a algún documento podremos incorporar una actualización.

Previsualización de PDF desde IBM Navigator

Previsualización de TIFF desde IBM Navigator

Propiedades de documento: Podemos visualizar y editar metadatos de los documentos en base a la clase definida.

Propiedades de documento

Subir contenido: Podemos subir documentos u otros archivos desde esta aplicación sea que estén almacenados en el dispositivo o en algún repositorio en la nube conectado como Google Drive. También podemos subir una foto tomada directamente desde la aplicación

Añadir un archivo a IBM Filenet desde Móvil