domingo, 21 de agosto de 2016

Nuevo Curso: Transformación Digital - Gestión de documentos electrónicos

Este curso está orientado a toda persona que desee conocer las nuevas tecnologías y herramientas disponibles para lograr el ideal de la oficina sin papel.

Al finalizar el curso los alumnos podrán relevar necesidades y definir procesos usando gestión digital así como elegir correctamente los sistemas que compondrán la solución entendiendo sus funciones y capacidades.

Lugar: CETIA (Belgrano - CABA) 
Duración: 4 meses  - Clases semanales de 3 horas
Horario y fecha de inicio: A definir

Capítulos:
1. Introducción: Transformación digital como tendencia en las empresas y organizaciones. Beneficios de una gestión de documentos electrónicos. Tecnologías utilizadas.

2. Documento electrónico: Definición, características y generación. Digitalización de documentos en papel. Definición de metadatos. Validez legal.

3. Introducción a sistemas de administración de documentos: Trabajando con documentos electrónicos. Soluciones para pymes y grandes empresas

4. Sistemas de digitalización: Explicación paso a paso de una solución desde la captura de los documentos hasta el almacenamiento en el repositorio.

5. Escaneo de documentos: Hardware: digitalizadores para grupos de trabajo, departamentales y de producción. Equipos multifunción modernos. Software para mejora de imágenes

6. Métodos de extracción de datos en documentos electrónicos: Extracción de códigos de barras (1D), QR (2D), OCR Zonal y OMR. Reconocimiento inteligente mediante análisis de datos y búsqueda de patrones (Expresiones regulares). Métodos de separación y clasificación automática.

7. Conversión de formatos y Exportación: Principales formatos de archivo para imágenes y metadatos. Integración con múltiples sistemas y bases de datos.

8. Sistemas de administración de documentos: Carga y descarga de documentos, búsquedas, administración de usuarios y seguridad, personalización  e integración con otras aplicaciones. Búsquedas avanzadas. Concepto de repositorio. Buenas prácticas.

9. Workflows: Cómo implementar un proceso de negocio con documentos electrónicos. Introducción a BPM (Business Process Management).

10. Importación de documentos. Automatización de recepción de documentos desde email, carpetas compartidas u otros sistemas.

11. Relevamientos y estimaciones. Como relevar y diseñar una solución de gestión documental. Cálculo de costos de estimaciones de carga de trabajo.

miércoles, 3 de agosto de 2016

Planilla de estimación de costos operativos

Les comparto una hoja de calculo sencilla para estimar carga de trabajo en tareas de escaneo y validación de datos (data entry). Esperamos sus comentarios con sugerencias para ir mejorandola.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aF3lbDrn6eWdPjLDseuqTgYswEDkaHtliUdgSEFXW6c/pubhtml

jueves, 26 de mayo de 2016

IBM Datacap desde Content Navigator

Sin dudas que Content Navigator es uno de los pilares de la suite de ECM de IBM. Como comentamos anteriormente tiene la capacidad de incorporar plugins para aplicaciones, logrando una experiencia única de interfaz de usuario

En la demo a continuación veremos como funciona Datacap Navigator que es el nombre que tiene este software de captura y extracción inteligente cuando se utiliza desde la interfaz web de Content Navigator.



viernes, 20 de mayo de 2016

Acceso móvil a ECM: IBM Navigator

Si hablabamos de Content Navigator en el post anterior no podíamos dejar de mencionar una funcionalidad muy importante: contar con acceso desde nuestro móvil, sea smartphone o tablet.

IBM Navigator es la app que se integra con Content Navigator y nos habilita el acceso a cualquiera de los repositorios que esta plataforma administre, que como vimos, puede ser: Filenet, CMOD, CM8, gestores documentales de terceros compatibles con CMIS o repositorios en la nube de Box.

Otra app móvil que también forma parte de la suite de ECM de IBM es Datacap Mobile, si embargo esta es en una aplicación para digitalización de documentos que se integra a Datacap Webservices y de la cual hablaremos a futuro en próximas entradas de este blog.

A continuación les mostramos algunas capturas para repasar las funciones principales


Acceso y configuración: Especificamos usuario, clave y dirección de content navigator server detallando el escritorio que vamos a usar mediante el parametro desktop. Cuando deseemos podremos finalizar sesión y se eliminaran todos los archivos fuera de linea que estaban almacenados en el dispositivo.

IBM Navigator Login

IBM Navigator Logout


Previsualización, descarga y versionado: Soporta múltiples formatos de imágenes y documentos como PDF, TIFF y archivos de Office. También podemos descargar contenido mediante el tercer botón inferior o disponibilizar el documento para acceso sin conexión sin necesidad de descargar (segundo botón). Si hacemos modificaciones a algún documento podremos incorporar una actualización.

Previsualización de PDF desde IBM Navigator

Previsualización de TIFF desde IBM Navigator

Propiedades de documento: Podemos visualizar y editar metadatos de los documentos en base a la clase definida.

Propiedades de documento

Subir contenido: Podemos subir documentos u otros archivos desde esta aplicación sea que estén almacenados en el dispositivo o en algún repositorio en la nube conectado como Google Drive. También podemos subir una foto tomada directamente desde la aplicación

Añadir un archivo a IBM Filenet desde Móvil





jueves, 19 de mayo de 2016

IBM Content Navigator

Entre los aspectos destacables de la suite de ECM de IBM se encuentra Content Navigator. Esta interfaz de usuario es mucho mas que el frontend del potente Filenet Content Manager, es un sistema versátil que permite la integración de múltiples aplicaciones y repositorios.

A simple vista tiene una interfaz sencilla y fácil de usar, nos permite agregar contenido mediante drag & drop, subir múltiples documentos con metadatos en común, realizar descargas múltiples o unitarias. Además cuenta con un potente visualizador de contenidos que soporta prácticamente todos los formatos de imagen y documentos así como contenido multimedia. También podemos embeber contenido web mediante HTML.

IBM Filenet Demo 1

IBM Content Navigator




Pero,... ¿porque decimos que es mucho mas que el frontend de Filenet?

  • Permite administrar múltiples repositorios: Soporta otros repositorios de IBM como IBM Content Manager (Legacy) y Content Manager OnDemand y tambien repositorios CMIS compatibles como Microsoft Sharepoint, Alfresco o EMC Documentum. También soporta repositorios en la nube de Box.
  • Mas aplicaciones mediante plugins: Podemos incorporar mas aplicaciones como IBM Datacap (Datacap Navigator) o Case Management mediante la adición de plugins.
  • Integración de datos mediante EDS (External Data Services): Nos permite incorporar o validar información utilizando APIs externas al sistema. 
  • Personalización: Podemos modificar el look and feel mediante el panel de configuración sin caer obligatoriamente en modificaciones de código o el desarrollo de módulos custom.
Hay mucho más para comentar acerca de Filenet y la suite de ECM de IBM así que iremos contandoles nuestras experiencias con nuevos features.

Para aquellos que desean ver una demo online del sistema no duden en contactarme.

Saludos

Gabriel Marin

martes, 8 de diciembre de 2015

Digitalización en entidades financieras: Cumplimiento de resolución UIF 196/2015

La resolución de UIF (a continuación) emitida el pasado 17 de junio estipula la obligación, para aquellas entidades financieras que tercerizan el almacenamiento de cajas con documentación, a digitalizar la totalidad de la documentación remitida.




Aunque la resolución no estipula requisitos técnicos está claro que las entidades afectadas tendrán que reforzar su estrategia de gestión documental para contar con procesos consistentes de digitalización, sean distribuidos o centralizados, sistemas con mayor potencia de extracción y validación de datos y una plataforma escalable, flexible e integrable de administración de documentos.

La capacidad de hacer consultas masivas de documentación de seguro es un requisito a contar en los gestores documentales (ECM) y para sumarle mayor capacidad de búsqueda y adelantarse a futuros requerimientos convendrá implementar un tratamiento de clasificación para los documentos individuales integrantes de legajos y capacidades de búsqueda por contenido y análisis de datos.